La única forma de controlar todo lo que está pasando en la empresa y tener información en tiempo real sobre la facturación es con un programa de facturación. Gracias a esta perspectiva lo podemos tener más claro a la hora de tomar cualquier tipo de decisión, mejorando el rendimiento de la entidad y simplificando el trabajo en el día a día.
¿Todavía no sabes cómo elegir el mejor programa de contabilidad y facturación? Existen algunos criterios o claves en los que nos podemos basar para tomar una decisión tan importante. Los analizamos a continuación:
¿En qué debemos basarnos para elegir el mejor programa de contabilidad y facturación?
1. Adaptación a las necesidades de la empresa
Antes de tomar ningún tipo de decisión será fundamental pararnos a pensar que es lo que estamos buscando sobre el programa en cuestión. Para ello, no estaría de más hacer un listado de nuestras necesidades.
El programa debe poder adaptarse a lo que necesita cualquier tipo de empresa, con independencia de que se trata de una S.L. o de una S.A., de una entidad sin ánimo de grupo, cooperativa, incluso se debe adaptar a lo que necesita un trabajador autónomo.
2. Integración con otras herramientas
Los negocios actuales necesitan utilizar diferentes herramientas para dar el servicio que el cliente espera, además de para controlarlo todo mejor y poder gestionar las reclamaciones con éxito.
Por ejemplo, puede que la empresa o el autónomo esté utilizando aplicaciones de hojas de cálculo, o cualquier otra. A la hora de elegir un software de contabilidad y facturación es imprescindible que exista esta integración con otras herramientas.
Además de facilitar la gestión, también se facilita la automatización de procesos y se evita que se puedan solapar diferentes funciones.
3. Estudio de datos
Esto es lo imprescindible que debe hacer este tipo de software. Debemos elegir una infraestructura que sea capaz de analizar y extraer la información más valiosa de los datos. Esto se consigue con las herramientas incluidas en el software, con filtros y con otros recursos.
Estas son algunas de las funciones más importantes que deberían estar incluidas:
·Desglose de datos de análisis.
·Monitorización diario analítico.
·Extracto analítico de la cuenta.
·Control en tiempo real de pérdidas y ganancias.
·Estudio de descuadres.
4. Gestión de asientos contables
Los asientos contables entran dentro de una de las tareas más típicas del departamento de contabilidad. Es importante contar con un programa que automatice gran parte de estas tareas y que se encargue de la gestión de asientos contables. Así, el departamento conseguirá un mejor rendimiento y se reducirán las posibilidades de error.
5. Prueba el software antes de elegirlo
Para asegurarnos de que el software se adapta a lo que necesita la empresa, lo primero que deberíamos hacer es probarlo. Para ello, asegúrate de que exista una versión de prueba a la que puedas acceder.
También debes comprobar los diferentes planes existentes.
Ten en cuenta estos criterios y podrás elegir el mejor programa de contabilidad y facturación.
